“O que fazer para melhorar a gestão de compras em minha empresa? “

No setor da construção civil é muito visível a necessidade da gestão de compras. Seja em uma construtora, incorporadora ou empreiteira a preocupação é a mesma: reduzir desperdícios, economizar gastos e desenvolver uma gestão de compras mais enxuta.

Administrar as compras é fundamental para garantir que nunca falte nada em seu estoque de materiais nem mesmo que sejam feitas compras desnecessárias, assim como evitar gastos que possam comprometer os orçamentos previstos.

Abaixo trouxemos para você algumas dicas para que você faça a gestão de compras de sua empresa de forma mais eficiente!

Vamos nessa?!

Faça o planejamento e controle de etapas


Sabemos que fazer a gestão de todas as áreas de sua empresa não é uma tarefa fácil.

Em (empresas?) um pouco maiores, às vezes, se torna necessário a presença de um profissional especializado no setor de compras. Afinal, as compras são mais do que importantes e necessárias para andamento das obras.

Este profissional deve:

  • Garantir que não haverá atrasos na entrega de insumos – nem que as etapas do trabalho sejam prejudicadas;
  • Garantir que haja  espaço apropriado para a conservação dos materiais, evitando sua exposição ao clima e o comprometimento de sua durabilidade;
  • Garantir qualidade dos materiais.

Mas não é só isso, este profissional ainda deve ter conhecimento sobre todas as etapas que envolvem o processo de compras.
A seguir vamos trazer mais detalhes sobre elas.

Tudo começa com o planejamento de sua obra, de onde será possível ter um panorama de tudo que será utilizado, e em qual etapa construtiva será utilizado. Partindo do pressuposto de que tudo esteja muito bem planejado e organizado, os insumos serão comprados conforme a evolução da obra.

Para manter uma boa organização do processo de compra , o ideal é a realização das seguintes etapas:

  • Solicitação;
  • Aprovação;
  • Análise e negociação;
  • Orçamento/cotação
  • Geração de ordem de compra/serviço.

Assim fica mais fácil de ter previsibilidade de caixa em sua empresa. Considerando que todo mês sua empresa lida com despesas –  fixas e variáveis – ter previsibilidade é essencial para afastar o risco de seu negócio passar por instabilidades.

Enfim, ter um estoque bem organizado e fazer uso de um sistema que integre os diferentes setores, torna mais fácil de controlar tudo que tem em seu estoque e evita à compra de insumos desnecessários.

Porém pedidos para manutenção de estoque mínimo e solicitações inesperadas podem ocorrer, mas vale alertar: CUIDADO COM COMPRAS DE EMERGÊNCIA!



Evite as compras de emergência


Volto a reforçar a real necessidade de um planejamento e organização para que seja feita uma boa gestão de compras em sua empresa.

Compras não programadas podem significar atraso nas obras, devido falta de insumos e  trabalhadores parados, que acarretam horas improdutivas. 

Infelizmente nem sempre as coisas acontecem da maneira que desejamos e compras de emergência podem ser necessárias. Nesses casos a atenção deve ser dobrada com os: preços, qualidade, formas de pagamento e o principal, prazos de entrega.

Com o uso de um sistema de gestão que te auxilie a fazer a gestão de compras, é possível ser mais econômico e ter controle maior sobre o consumo, que deve ser muito mais consciente durante a execução do projeto.

Assim você mantém um monitoramento rigoroso sobre esta gestão de compras e evita possíveis atrasos e compras duplicadas e/ou desnecessárias.

Evite desperdícios


Já foi dito e volto a repetir: é MUITO importante que antes da execução de atividades diretamente ligadas à obra, seja feito um planejamento muito bem estruturado, seja ele relacionado a materiais, equipamentos e/ou serviços.

Também já sabemos que no setor da construção civil desperdícios se tornam recorrentes com muita facilidade e estes desperdícios geram grande prejuízo financeiro para a empresa, que acaba tendo ainda mais trabalho com a compra de insumos, equipamentos e contratação de serviços.

Por esse motivo, o uso de um sistema de gestão integrado torna ainda mais fácil o controle e a identificação de prejuízos e em que local eles estão ocorrendo.

E o mais importante, ainda se faz necessária a conscientização de todos os profissionais que, de alguma forma, estão envolvidos com o planejamento e sua execução.
Oriente seus colaboradores a fazerem um bom uso dos recursos/materiais, aplicando técnicas econômicas.

Tenha controle sobre os materiais em estoque


Não é novidade que na Construção civil seja necessário o controle sobre os materiais. Além de extravios de insumos e equipamentos, as perdas por retrabalhos e desperdícios englobam grande parcela das perdas observadas na construção.

Portanto, é primordial que o setor do estoque faça um controle muito apurado sobre as entradas e saídas. Mas também é extremamente necessário que o setor de compras esteja ciente dos insumos alocados e a quantidade de materiais que foram destinados à obra, isso torna o controle e as tomadas de decisões muito mais fáceis.



Utilize materiais com melhor custo-benefício


Outra preocupação que o responsável pelo setor de compras deve ter, é em relação a qualidade dos insumos que são utilizados em sua obra.

De nada adianta utilizar materiais de baixa qualidade, que depois da entrega renderão muito mais dor de cabeça do que resultados positivos, podendo ainda gerar uma má reputação junto ao nome da sua empresa. Você não quer que o resultado final sejam processos onerosos, certo? Aquele caso de “o barato que sai caro”, diz muito a respeito disso.

Por isso o uso de insumos de boa qualidade são fundamentais para reduzir custos de médio e longo prazo, otimizando sua lucratividade.

Não estamos dizendo que você deve sempre utilizar os insumos mais caros, é claro. Busque utilizar um filtro, coloque na balança o preço e a qualidade, você encontrará os insumos com melhor custo-benefício para você.

E vale ressaltar que muito do que resulta nesses valores de insumos são consequência de um bom relacionamento com seus fornecedores parceiros.

Não vale a pena arriscar quando se envolve a segurança e integridade física das pessoas. Pense nisso!

Tenha um bom relacionamento com seus fornecedores


Quando o planejamento de obra é bem feito, a precisão de consumo de materiais e serviços ao longo do tempo se torna muito maior.

Assim fica mais fácil de realizar a melhor escolha de fornecedor: considerando produto, preço e prazos – já que o tempo é um fator muito importante a ser considerado

E por falar em fornecedor, “quanto mais melhor” – kkk . Assim se torna maior a chance de negociação e de conseguir melhores preços, conseguindo valores mais competitivos, melhores formas de pagamento e descontos.

Outro ponto importante quando se fala de fornecedores parceiros, diz respeito ao relacionamento que se tem com eles, além do que já foi listado acima, você ainda tem maiores chances de que seus acordos sejam cumpridos dentro do prazo estipulado. Quando há mais transparência, o compromisso no relacionamento também aumenta.

Conclusão


Bom, agora que você já sabe o que deve fazer com relação  a gestão de compras de suas obras, que tal fazer agora mesmo um teste no Koper?!

O Koper é um sistema que vai te ajudar a fazer a gestão de todos os setores da sua empresa, e não somente o setor de compras.

Com ele você conta com:

  • Possibilidade de acesso de qualquer lugar;
  • Todas as informações centralizadas;
  • Planejamento de obras – com previsão de possíveis gastos com serviços, insumos e equipamentos;
  • Possibilidade de comparar o que foi planejado com o que foi executado;
  • Controle das contas a pagar;
  • Gestão de suprimentos – entradas, saídas, manutenção de equipamentos, balanços, etc;
  • E muito mais.

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