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Assistências técnicas

Gerencie as assistências técnicas



VISÃO GERAL DO MÓDULO QUALIDADE - ASSISTÊNCIA TÉCNICA:

Com as categorias e itens de assistência cadastrados, você pode registrar as assistências técnicas solicitadas.
Controle todo o fluxo, associe arquivos, solicite produtos, realize vistorias, agende o serviço e gerencie com qualidade sua assistência.

Aqui você irá encontrar:


SOBRE A INTERFACE


Nesta tela é possível visualizar:

  • Código:
  • Local:
  • Data Solicitação:
  • Cliente:
  • Status:
  • Assistências com urgência, apresentam uma mensagem de que é Urgente! (ao lado da data de solicitação)

Ainda é possível ter acesso:

  • Filtros de Empreendimentos:
  • Filtros de Status:
  • Pesquisa de assistências:
  • Criar nova assistência:
  • Ver assistências finalizadas:
  • Exportar relatório de assistências.


AO ACESSAR UM ITEM

É possivel:

  • Editar:
  • Excluir:
  • Ver as informações gerais e dados sobre o status da assistência.

COMO EXPORTAR RELATÓRIOS DE ASSISTÊNCIA TÉCNICA


Acesse Koper - Qualidade - Assistência técnica

  • Utilizando os filtro, selecione as assistências que deseja exportar;
  • Clique no ícone ;
    - Dpendendo da configuração de seu navegador, pode ser necessário confirmar o download.

COMO SOLICITAR UMA ASSISTÊNCIA TÉCNICA

Acesse Koper - Qualidade - Assistência técnica

  • Clique sobre o botão ;
  • Na aba Informações Gerais selecione o empreendimento/unidade e a data da solicitação de assisência técnica, assim como a descrição do problema.

    • - Caso a assistência seja de caráter urgente selecione a caixa de seleção que diz:  Esta assistência é Urgente! 

  • Feito isso clique em PRÓXIMO >> ;
  • Agora na aba Itens de assistência, selecione a categoria, e posteriormente clique e arraste da lista da direita para a lista da esquerda o item de assistência que deseja solicitar, ou clique sobre o ícone ;
  • E por fim clique em .

PARA EDITAR INFORMAÇÕES GERAIS 

  • Abra a assistência que deseja editar as informações gerais;
  • Em Abertura de assistência no painel INFORMAÇÕES GERAIS, cliqe no botão ;
  • Faça as alterações que achar pertinente;
  • Por fim clique em ; 

COMO EXCLUIR UMA ASSISTÊNCIA TÉCNICA

Acesse Koper - Qualidade - Assistência técnica

  • Abra a assistência que deseja editar as informações gerais; 
  • Em Abertura de assistência no painel INFORMAÇÕES GERAIS, cliqe no botão ; 
  • Na janela que abrir clique em ; 

  Considerações:

  • Só será possivel excluir a assistência técnica antes de iniciar análise.


COMO INICIAR ANÁLISE DE UMA ASSISTÊNCIA

Acesse Koper - Qualidade - Assistência técnica

  • Abra a assistência que deseja analisar;
  • Clique no botão ;
  • Feito isso, como primeiro passo para a análise da assistência, verifique a garantia;

    • - Clique em ;

    - Registre se há garantia;

    - E depois faça um comentário com a análise desta garantia;

    - Por fim clique em .

PULAR ETAPA DE PRÉ-VISTORIA

  • Clique em ;
  • Posteriormente justificar o motivo;
  • E clique em .;

REALIZAR PRÉ-VISTORIA

  • Clique em ;
  • Selecione a data da vistoria;
  • E um comentário desta vistoria.

  Considerações:

  • Legenda:

         Etapa concluida;

         Etapa atual;

         Etapa não liberada.  


  • A etapa de Análise de assistência só conclui quando a solicitação é aprovada ou reprovada.
  • Na etapa de pré-vistoria você ainda contará com um campo para anexar arquicos como registros escritos e/ou de imagens referentes a esta etapa. 


COMO EDITAR A VERIFICAÇÃO DE GARANTIA

  • Abra a assistência que deseja editar informações de garantia;
  • Clique no botão ;
  • Faça as alterações necessárias;
  • Por fim clique em ; 

COMO EDITAR PRÉ-VISTORIA

  • Abra a assistência que deseja editar informações de pré-vistoria;
  • Clique no botão ;
  • Faça as alterações necessárias;
  • Por fim clique em ; 

PS.: Caso Pule a etapa de pré-vistoria, não será possível edita-la.

COMO FAZER UMA SOLICITAÇÃO OU ORDEM DE COMPRA DE MATERIAIS PARA ASSISTÊNCIA TÉCNICA


Acesse Koper - Qualidade - Assistência técnica

  • Abra a assistência que deseja analisar;
  • Clique em APROVAR/REPROVAR ASSISTÊNCIA;

Aprovada a assistência, chega a  hora de solocitar os materiais necessários para realização.

PARA PULAR ESTA ETAPA:

  • Clique em PULAR ESTA ETAPA;
  • Clique em SALVAR;

PARA SOLICITAR MATERIAIS:

  • Clique em SOLICITAR MATERIAIS;
  • Confirme as informções de Local de consumo e data limite de entrega;
  • Agora clique e arraste da lista da direita para a lista da esquerda o produto que deseja solicitar, ou clique sobre o ícone ;
  • Na janela que abrir selecione a especificação do produto que deseja e a quantidade que precisa;
  • Feito isso clique em ;
  • Clique em ;
  • Confirme a solicitaçõa de produtos que acabou de fazer e clique em .

PARA COMPRA DIRETA:

  • Clique em SOLICITAR MATERIAIS;
  • Selecione um fornecedor;
  • Clique e arraste o produto que deseja adicinar em sua ordem de compra, da lista da direita para a lista da esquerda (ou clique no ícone  );
  • Selecione a especificidade do produto na janela que vai abrir;
  • Clique no botão ;
  • Clique en PRÓXIMO >> ;
  • Confirme o local de entrega;
  • Clique no botão  ;
  • E por fim clique em  novamente;

  Considerações:

  • Somente quando for registrada entrada dos produtos solicitados, o status de Aguardando material será altrado para Material recebido;
  • Se você Pular a etapa de solicitar materiais, ao invéz de Aguardando material ou Material recebido, o status da assistência será Aguardando serviço.
  • Para editar uma solicitação feita (que ainda não teve processo de aprovação iniciada), basta ir no módulo Suprimentos ->> Solicitações, e realizar a edição;
  • Solicitações originadas de assistências técnicas, apresentão um alerta como o seguinte:  Esta solicitação foi gerada a partir da solicitação de assistência técnica #1.
  • Solicitações que já iniciaram processo de aprovação não podem ser editadas, mas o solicitante pode ir a Suprimentos ->> Solicitações e adicionar um comentário para alteração ou solicitar cancelamento do prduto;
  • Edição de Ordens de compra não finalizadas, só podem ser referentes a quantidade de unidades, valor unitario, descontos, preazos de entrega, frete, formas de pagamento, descontos negociados e descontos negociados de frete.
  • Para cancelar as solicitações vá até Aprovar solicitação e de ordens de compra em Ordens de compra;
  • Solicitações e Ordens de compra finalizadas, não podem ser editadas nem mesmo excluídas;


COMO CADASTRAR UM INSUMO AO REGISTRAR SOLICITAÇÃO PARA ASSISTÊNCIA TÉCNICA

Acesse Koper > Qualidade > Assistência técnica

  • Abra a assistência que deseja analisar;
  • Vá até a etapa de Materiais;
  • Clique sobre o botão ;
  • Clique no botão ;
  • Na janela que abrir preencha as informações gerais do produto;

    • - Nome, volume ocupaem estoque, apelido, unidade de medida, categoria, subcategoria e ainda definindo se ele possui unidade de medida especial, se ele é um equipamento e adicionar um comentário;

    - Você também pode adicionar uma imagem do insumo adicionado.

  • Por fim clique em PRÓXIMO>>;
  • Na aba Embalagens defina se este produto possui embalagem e qual seu tipo e quantidade (operação opcional);
  • Feito isso clique em PRÓXIMO>>;
  • Na aba Componentes, você irá selecionar quais outros insumos compões este que você esta cadastrando (operação opcional);
  • Novamente clique em PRÓXIMO>>
  • Na aba de especificações, é possível criar especificações do produto que esta sendo adicionado (opcional);
  • Por fim não se esqueça de clicar em ;
  • E continue cadastrando a solicitação de materiais para assistência técnica.

  Considerações:

  • Para fazer a slicitação de materiais, antes a solicitação deve ter sido aprovada;
  • Só será possível realizar esta ação, se o usuário possuir Autorização total à Suprimentos - Produtos;
  • Para alterar nível de permissão de seus usuários do Koper, vá ao módulo Administração ->> Usuários e edite seu nível de permissão.


COMO CADASTRAR UM INSUMO AO REGISTRAR ORDEM DE COMPRA PARA ASSISTÊNCIA TÉCNICA

Acesse Koper > Qualidade > Assistência técnica

  • Abra a assistência que deseja analisar;
  • Vá até a etapa de Materiais;
  • Clique sobre o botão ;
  • Clique no botão ;
  • Na janela que abrir preencha as informações gerais do produto;

    • - Nome, volume ocupaem estoque, apelido, unidade de medida, categoria, subcategoria e ainda definindo se ele possui unidade de medida especial, se ele é um equipamento e adicionar um comentário;

    - Você também pode adicionar uma imagem do insumo adicionado.

  • Por fim clique em PRÓXIMO>>;
  • Na aba Embalagens defina se este produto possui embalagem e qual seu tipo e quantidade (operação opcional);
  • Feito isso clique em PRÓXIMO>>;
  • Na aba Componentes, você irá selecionar quais outros insumos compões este que você esta cadastrando (operação opcional);
  • Novamente clique em PRÓXIMO>>
  • Na aba de especificações, é possível criar especificações do produto que esta sendo adicionado (opcional);
  • Por fim não se esqueça de clicar em ;
  • E continue cadastrando a ordem de compra para assistência técnica.

  Considerações:

  • Para fazer uma ordem de compra, antes a solicitação deve ter sido aprovada;
  • Só será possível realizar esta ação, se o usuário possuir Autorização total à Suprimentos - Produtos;
  • Para alterar nível de permissão de seus usuários do Koper, vá ao módulo Administração ->> Usuários e edite seu nível de permissão.


COMO REALIZAR AGENDAMENTO DE SERVIÇO

Acesse Koper - Qualidade - Assistência técnica

  • Depois que um pedido ja foi recebido, abra novamente a solicitação que deseja agendar serviço;
  • Clique sobre o botão ;
  • Defina data, hora e faça um comentário referente ao agendamento realizado.

COMO EDITAR UM AGENDAMENTO

  • Depois que um pedido ja foi recebido, abra novamente a solicitação que deseja agendar serviço;
  • Clique sobre o botão no agendamento que deseja fazer alteração;
  • Na janela que abrir, faça as alterações;
  • Por fim clique em ; 

COMO EXCLUIR UM AGENDAMENTO

  • Depois que um pedido ja foi recebido, abra novamente a solicitação que deseja agendar serviço;
  • Clique sobre o botão no agendamento que deseja fazer exclusão;
  • Na janela que abrir, clique em ;


  Considerações:

  • Feito isso o status desta solicitação automaticamente será alterado para Aguardando serviço.   
  • Sempre que for necessário remarcar a execução de uma assistência técnica, basta seguir os mesmos passos descritos anteriormente.                                       


COMO INFORMAR QUE O SERVIÇO DE ASSISTÊNCIA FOI EXECUTADO E APROVADO

Acesse Koper - Qualidade - Assistência técnica

PARA FINALIZAR SERVIÇO

  • Abra a solicitação que deseja finalizar serviço;
  • Em Serviços - Execução clique sobre o botão ;
  • Na janela que abrir, informe se o serviço foi finalizado e registre um comentário;
  • Por fim clique em .

PARA EDITAR A EXECUÇÃO DE UM SERVIÇO

  • Abra a solicitação que deseja finalizar serviço;
  • Em Serviços - Execução no painel de EXECUÇÃO DE SERVIÇO clique em ;
  • Faça as alterações que achar pertinentes;
  • Por fim clique em .

PARA REALIZAR PÓS-VISTORIA 

  • Abra a solicitação que deseja finalizar pós-vistoria;
  • Em Serviços - Vistoria clique sobre o botão ;
  • Na janela que abrir, informe a data da pós-vistoria, se ela foi aprovada ou não e registre um comentário;
  • Por fim clique em .

  Considerações:

  • Você terá a possibilidade de anexar arquivos associado à execução do serviço e também relacionados a pós-vistoria, clicando em ;
  • Feito o registro de realização da pós-vistoria, ela é finalizada;
  • Assistências finalizadas, podem ser reabertar, clicando no botão Reabrir assistência em Serviços - Vistoria no painel de PÓS-VISTORIAS.


COMO REABRIR UMA ASSISTÊNCIA

Acesse Koper - Qualidade - Assistência técnica

PARA REABRIR

  • Vá até ;
  • Abra a assistênciaque deseja reabrir;
  • Em Serviços - Vistoria no painel de PÓS-VISTORIAS, clique sobre o botão .